Temel Tanımlar

“Cari Hesap” muhasebe dilinde kullanılan bir terim olup “geçerli” yani “cari” olan müşteri/tedarikçi hesapları anlamına gelmektedir.. YSM.BULUT yazılım marketindeki yazılımlarda biz bu tanımlamayı biraz daha genişleterek Cari Hesap kavramı ile “ticari ilişki de bulunduğumuz tüm paydaşları” kapsadık.

“Personelimiz”, “Müşterimiz”, “Tedarikçimiz” ve “Taşeronumuz”, hatta “Rakibimiz”, bizden ürün alıp satan veya desteğimizi veren “İş Ortağımız”, hatta daha ötesi “Yatırımcımız” bile bu tanımlamanın içine girdi. Böylece diğer pek çok yazılımdan daha kapsayıcı bir konsept yakaladık ve daha geniş bir kullanım olanağı sağlamış olduk.

Bir Cari Hesap ile ilişkili her türlü bilgiye o kartın içine girdiğinizde hemen cari hesap temel bilgilerinden erişebilirsiniz. Tabiki tüm bu erişimler yetkiler dahilinde yapılabilmekte olup yetkisiz kişiler bu kolaylıklara sahip değildirler.

YSM.BULUT paketlerinde Müşteriler ve Tedarikçiler aşağıdaki gibi Ticari (İlişki) Durumuna göre aşağıdaki gibi sınıflandırılır.

	Ticari Durumu	İlişki Seviyesi	Açıklama
	ADAY	İLİŞKİ KURULMAMIŞ	İlk aşamadır. Sadece kaydedilmiş ancak temas kurulmamış ve ticari ilişki durumu henüz belli olmayan müşteri demektir.
		SICAK - OLUMLU	Potansiyel ve çok yakında çalışma ihtimalimiz var demektir.
		SOĞUK - OLUMSUZ	Potansiyel ancak yakında çalışma ihtimalimiz gözükmüyor.
	ÇALIŞILAN	ÇALIŞIYORUZ	Ticari alış-veriş yapıyoruz.
	TERKEN	TERKEDEN	Çalışıyorduk, ancak bizi terketti. Geri kazanmamız gerekiyor.
		KARA LİSTE	Çalışıyorduk, ancak Ticareti makbul değildi, sıkıntılıydı ve biz terkettik.

Şirketteki maaşları patron değil müşteri öder, satınalmaları patron değil müşteri öder. Patronun parası sadece sermayedir ve bir müddet sonra biter. Ama bitmeyecek en değerli kaynak müşteridir. Kısaca Müşteri her şirketin hayat kaynağı, varlık sebebi, her türlü ödemenin finansörüdür.

Müşterileri çok iyi tanımlamak onlarla yapmış olduğumuz her türlü faaliyeti kayıt altına almak ve takip etmek, şirket için hayati derecede önemli olan kurumsal bir hafıza oluşturmak gerekmektedir. Bu sebeple Müşteri ile olan İlişkileri en iyi şekilde Yönetmek, yönetebilmek için de tanımlamak ve detaylı şekilde kayıt altına almak gerekmez mi? İşte bunun için varız.

Başka yazılımlarda bulamayacağınız İlişki Seviyesi mantığı sadece bizim yazılımlarımızda mevcuttur. Sadece bu özelliğinden ötürü yazılımlarımızı tercih eden şirketler mevcuttur. Yapılan her kaliteli yazılımın alıcısının olduğunu düşünüyor, bizi bu vb. özelliklerimizden ötürü tercih eden tüm müşterilerimize de teşekkür ediyoruz. Siz de bu tercihi yapmak isterseniz www.ysm.com.tr/order adresinden işletmenize uygun paketi tercih ederek kullanmaya başlayabilirsiniz. Deneme sürecinde de ücret ödemezsiniz.

Müşterilerinizi Aday, Terkeden, Kara liste ve Çalışıyoruz olarak sınıflandırabilirsiniz. Tüm müşterilerinizin Kontak Kişi, Kontak Kişi İletişim Bilgileri ve Kurumsal İletişim bilgilerini yönetebilirsiniz. İletişim günümüzde her şeydir.

Ayrıca bir Müşteri Kartı ekranından o müşteriye bağlı aktivitelerinizi, Aktivite ve Fırsat Teklif Kalemleri ile beraber Fırsat ve Tekliflerinizi yönetebilir, istediğiniz verileri istediğiniz zaman hatırlatmasını dahi isteyebilirsiniz.Yine aynı ekrandan, sistemde oluşturduğunuz Hedef Kitlelerinize, müşterinizi ekleyip çıkararak müşteri segmentasyonunu da yönetebilirsiniz.

Başarılı bir tedarik yönetimi kaliteli tedarikçi seçimi ve profesyonelce yönetiminden geçer. Özellikle de kendi üretemediğiniz ürün ve hizmetler için de tedarikçilerle çalışırsınız, onlardan tedarik edersiniz. Bazen tedarikçi seçimi maliyetten, bazen vadeden, bazen de iyi teslim sürelerinden kaynaklanır.

Tıpkı Müşteri yönetimi gibi Tedarikçi yönetiminde de İlişki Yönetimi oldukça önemlidir. Öyleyse Tedarikçileri çok iyi tanımlamak, onlarla yapmış olduğumuz her türlü faaliyeti kayıt altına almak ve takip etmek, şirket için hayati derecede önemli olan kurumsal bir hafıza oluşturmak gerekmektedir. Bu sebeple Tedarikçi ile olan İlişkileri en iyi şekilde Yönetmek, yönetebilmek için de en fazla bilgiyi içerecek şekilde tanımlamak ve tüm süreç adımlarını kayıt altına almak gerekir.

Tedarikçilerinizi Aday, Terkeden, Kara liste ve Çalışıyoruz olarak sınıflandırabilirsiniz. Tüm tedarikçilerilerinizin Kontak Kişi, Kontak Kişi İletişim Bilgileri ve Kurumsal İletişim bilgilerini yönetebilirsiniz. Ayrıca bir Tedarikçi Kartı ekranından aktivitelerinizi, kalemleri ile beraber Sipariş ve Tekliflerinizi yönetebilir, istediğiniz verileri hatırlatmasını isteyebilirsiniz.

ERP yazılımlarında ve Ticari paket programlarda “Ürün ve Hizmetler” genelde Stok Yönetimi, Malzeme Yönetimi isimleriyle yer almaktadır. Bu yönetimin temeli de Stok Kartı tanımlamasıyla başlamaktadır. 1990’lı yıllara kadar geriye giden yazılım tecrübemizin bir yansıması olarak Depo (Ambar) ve Depo Türü tanımlamalarının yanısıra raporlamalar da çok işe yarayacak Stok Grubu, Stok Cinsi, Stok Markası,  Stok Modeli gibi tanımlamaları da ayrıca yapabilir hale getirdik. Yine tüm bu tanımlamaları ilgili Stok Kartına bağlayabilirsiniz. Bu şekilde Grup, Cins, Marka, Model, Özel Kod gibi başlıklarla çeşitli kombinasyonlarda raporlar alabilirsiniz.

Sadece Stok ve Depo Yönetimi modüllerinde değil aynı zamanda Satış ve Satınalma modüllerinin yanısıra ayrıca Üretim Yönetimi ve Şantiye Yönetimi modüllerinde de yine bu stok tanımlarını kullanabilirsiniz.

Şirket yönetmek Kaynak Yönetmek olarak da tanımlanır. En önemli kaynak İnsan Kaynağı olup bazen Finans kaynağı kadar kolay da bulunamaktadır. Tabiri caizse şirketimizin insan stoğunu tanımladığımız ve ihtiyacımız olduğu zaman da ilk başvurduğumuz yerdir.

Şirkete başvuranların ve işe alım süreçlerinin (insan stoğunun hareketlerinin) yönetimi İK modüllerimizde yapılırken bu bölümde sadece Çalışanları, çalıştığı Departmanları ve Görevi/Pozisyonu gibi basit tanımlamaları yapılmaktayız. Diğer İK süreçlerine ait işlemler ise İK modüllerine bırakılmaktadır.

YSM.BULUT paketlerinde Çalışan ve Kullanıcı tanımları ayrı tutulmaktadır, gerektiğinde ilişkilendirilmektedir.

Finans Kaynağı girdi, çıktı ve akış olarak yönetilmesi en kıymetli kaynaktır. Şirketimizi geçimizi sağlamanın, hayatta bir meşgale sahibi olmanın da ötesinde öncelikle Para kazanmak için kurar ve yönetiriz.

Başarı parayı getirir derler. Finans nakit ve nakit olmayan kaynaklardan oluşmakta olup, profesyonelce ve en doğru teknoloji kullanılarak yönetilmelidir. Bu sebeple bazı tanımlamaların baştan, yalın ve düzgün bir şekilde yapılması gerekmektedir.

Bu modülde nakit işlemlerimizi yüreteceğimiz Kasalar, Bankalar ve o bankalardaki Banka Hesaplarını tanımlarız. Ayrıca çeşitli programlarda farklı isimlerle kullanılan Sorumluluk, Masraf veya Kar Merkezi gibi tanımlar ile Sipariş ve özellikle Fatura programlarında sürekli kullanabileceğiniz Ödeme Planı tanımlamalarını da yine bu modülde yapabilirsiniz.

Finans Yönetimi; en basit anlamıyla Gelir ve Gider Yönetimi olarak da adlandırılabilir.

Geliri ürün ve hizmet yani Stok satışlarından elde edebildiğimiz ve Stok tanımlarındaki raporlama seçenekleri ile analiz edebileceğimiz gibi aynı zamanda Finansal tanımlar yaparak bu tanımlara göre de analiz edebiliriz. Etmemiz de gereklidir. Bu sebeple Gelir Grubu ve bunun detaylarını takip edebileceğimiz Gelir Kalemlerini tanımlamaya da ihtiyacımız olacaktır.

Bu Gelir Kalemleri finans ve proje/şantiye işlemlerinde çok sıklıkla kullandığımız ve raporlama da ihtiyaç duyacağımız başlıklardan oluşacaktır. YSM.BULUT paketlerindeki bu esneklik istediğiniz anda istediğiniz tanımlamayı ekleme ve değiştirme kolaylığını da sağlamaktır.

Unutmayın gelirleri iyi analiz etmek, azı çoğaltmak, çoğu ise bereketlendirmekten geçer. Bu da iyi bir analizden geçer.

Bir bakıma gelir kalemlerini yönetebileceğimiz yalın, basit ve herkesçe anlaşılır bir Gelir Kalemi tanım listesi oluşturmamız kurumsallaşma alt yapısı için olmazsa olmazlardandır. Ortak “finans yönetimi dili” oluşturmanın bir diğer adıdır.

Gider Grubu ve bunun detaylarını takip edebileceğimiz Gider Kalemleri tanımlaya neden ihtiyacımız vardır?

Masrafları yani Giderleri çok iyi analiz edip, sınıflandırmak ve düzenli takip etmek ortak “finans yönetimi dili” oluşturmak için de gereklidir. Bu analizden maksat gereksiz harcamaların önüne geçmek, olabildiğince yani verimliliği ve iş huzurunu bozmayacak şekilde giderleri/masrafları minimize etmek her finans veya şirket yöneticisinin temel arzusudur.

Gider Kalemleri finans ve proje/şantiye işlemlerinde çok sıklıkla kullandığımız ve raporlama da ihtiyaç duyacağımız başlıklardan oluşacaktır.  Özellikle proje/şantiye yönetiminde binlerce hatta onbinlerce stok ile boğuşmamak ve karmaşa içinde boğulmamak için Gider Kalemlerini iyi tanımlayıp bu başlıklarla giderleri iyi yöneterek kardan zararı azaltmaya çalışırız.

Unutmayın giderleri çok iyi analiz etmek, azı sıfırlamak, masrafların çok olanlarını ise azaltmaktan geçer. Bu da iyi bir analizden geçer, bir bakıma gider kalemlerini yönetebileceğimiz yalın, basit ve herkesce anlaşılır bir Gider Kalemi tanım listesi oluşturmaktan geçer. Gider Kalemi kodlamanızı SMMM’nizin tutuğu 700’lü Muhasebe Hesap Planı kodlarından seçerseniz ve çıktıları bu kodlarla paylaşırsanız muhasebenizi ister şirket içinde, ister şirket dışında tutun; aynı zamanda Resmi olarak da en profesyonel şekilde yönetmiş olursunuz.