Finans ve Nakit Akışı

Kasa modülü yazılımlarda Nakit (elden) alınan-verilen para kayıtlarının tutulduğu ekranları/fonksiyonları ifade eder. Kasa defteri tutan şirketler bu deftere Banka ve Kasa hareketlerini elle yazarlar. Esasen sadece Kasa defteri tutmak yerine Banka defterini de aynı günün sayfasına yazarlar ki bu manuel kayıt tutmadaki işlerini kolaylaştırdığından bu yöntemi tercih ederler. Yazılım kullanan şirketler için Banka modülü ayrı Kasa modülü ayrı kullanılır. Yasal olarak belli bir rakamın (örneğin 7000 üzerindeki kayıtlar Kasa değil Banka üzerinden gerçekleştirilmesi (yasadaki diliyle “tevsik edilmesi”) gerektiğini tekrar hatırlatmak isteriz.

Kasa modülünde aşağıdaki fonksiyonlar yer alır:

• Kasa – Tüm İşlemler: Basit ve Gelişmiş arama ile tüm nakit işlemlerin listelendiği ekrandır.
• Kasa – Nakit Giriş İşlemleri (Tahsilat): Şirketin kasasına giren para (tahsilat) kayıtları için kullanılan ekrandır. Yani elden para verdiler ve tahsilat olarak işlememiz gerekiyorsa bu ekranı kullanıyoruz.
• Kasa – Nakit Çıkış İşlemleri (Ödeme): Şirketin kasasından para çıkışı (ödeme/tediye) kayıtları için kullanılan ekrandır. Yani elden para verdik ve ödeme/tediye olarak işlememiz gerekiyorsa bu ekranı kullanıyoruz.
• Kasa Açılış Kaydı: Yazılımı ilk devreye alırken veya devir işlemi gerçekleştirirken kullanacağımız ekrandır.
• Kasa – Banka Transfer: Kasa’daki paramızı ATM’den veya Şube’den bankaya yatırdığımız zaman kullanacağımız ekrandır. Para tutarı kadar Kasa hesap bakiyesi azalırken Banka hesap bakiyesi ise artmış olacaktır.
• Kasa – Kasa Transfer: Bir Kasa’mızdaki paramızı diğer Kasa’mıza aktardıysak bu ekranı kullanırız.

Banka modülü banka üzerinden alınan-verilen para kayıtlarının tutulduğu ekranları/fonksiyonları ifade eder. Banka modülünde aşağıdaki fonksiyonlar yer alır:

• Banka – Tüm işlemler: Basit ve Gelişmiş arama ile tüm nakit işlemlerin listelendiği ekrandır.
• Banka – Nakit Giriş İşlemleri (Tahsilat): Şirketin banka hesaplarına giren para (tahsilat) kayıtları için kullanılan ekrandır.
• Banka – Nakit Çıkış İşlemleri (Ödeme): Şirketin banka hesabından para çıkışı (ödeme/tediye) kayıtları için kullanılan ekrandır.
• Banka Açılış Kaydı: Yazılımı ilk devreye alırken veya devir işlemi gerçekleştirirken kullanacağımız ekrandır.
• Banka – Kasa Transfer: Banka’daki paramızı ATM’den veya Şube’den çektiğimiz zaman kullanacağımız ekrandır. Para tutarı kadar Banka hesap bakiyesi azalırken Kasa hesap bakiyesi ise artmış olacaktır.
• Banka – Banka Transfer: Bir Banka’mızdaki paramızı diğer Banka’mıza aktardıysak bu ekranı kullanırız.

Şirketler Nakit Akışı negatif olduğu durumlarda ya borç para bulacak ya da bankadan kredi çekeceklerdir.

Banka Kredileri modülü 3 fonksiyondan (ekrandan) oluşmaktadır.

• Krediler
• Kredi Ödemeleri
• Kredi Ödemeleri Özeti

Bir Kredi’nin sisteme kaydı üstteki resimde görüldüğü gibidir. Diğer 2 ekranda bu ekranın altındaki sekmeden direkt olarak da ulaşılabilir.

Kredinin ne kredisi olduğu, hangi banka hesabına ait olduğu, kaç aylık olduğu ve ödeme periyodunun kaç ayda bir yapıldığı, ilk taksitinin ne zaman başlayıp, son taksitinin hangi tarihte olduğu bilgisinin yanı sıra bankadan çektiğimiz tutar ve “faiz+vergi” tutarları ile birlikte toplam tutar olarak kaydedilir. “Otomatik Taksit Oluştur” seçeneği işaretlenmesi durumunda Kredi Ödemeleri kayıtları oluşur.

Örneğin 60 ay seçildiğinde 60 adet taksit kaydı 01.,02,……60. Taksit şeklinde oluşur ve Fiş Durumu “Kesin” olarak kaydedilir. Kredi taksiti ödendikçe de “Gerçekleşti” durumuna dönüştürülür. Böylece “Kredi Ödemeleri Özeti” ekranında Ödenmiş Tutar olarak gösterilir. Toplam Tutar’dan bugüne kadar ödenmiş olan tutarlar düşülerek de kredinin kalan tutarı yani kredi bakiyesi gösterilir.

İstatistiklere göre Türkiye’de ticaretin üçte ikisi çek üzerinden yürümektedir. Bu sebeple ÇEK modülü yazılımlarda çok önemlidir ve kullanımı her seferinde kullanıcı tarafından karıştırılmaktadır. YSM Finans paketinde ÇEK modülü ÇEK STATÜ durumunu değiştirerek çok kolay bir şekle dönüştürülmüştür. Aynı şekilde fonksiyon/ekran isimlendirilmesi de bu şekilde yapılmıştır. Çek için “Portföyde” kelimesi “Elimizde, elimize ulaştı” demek iken “Ciro Edildi” kelimesi ise “Elimizde değil, elimizden çıktı başkasına gitti” anlamına gelmektedir.

Kullandığımız çekler 2 çeşittir.

• Ya başkasının çekini alır ve kullanırız, biz buna “Alınan Çek” ismini verdik.
• Ya da bankamızın bize verdiği çeki kullanırız, biz buna da “Kendi Çekimiz” adını verdik.

Alınan Çeki portföye gireriz veya başkasına ciro ederiz (arkasını kaşeler ve imzalarız, tarihini de yazarız). Kendi çekimizi ise bir başkasına imzalar veririz. Kendi çekimizi vakti gelince de öderiz, yani çek verdiğimiz kişi/firma bu çeki tahsil eder. Bizim çek tahsilatımız ise aldığımız çeki bankada tahsil etmemiz anlamına gelir. Eğer tahsil etmeyip para yerine kullanacaksak da arkasını Ciro’layıp başkasına veririz.

Bir paragrafta anlatmaya çalıştığımız bu çek-dolaşım süreci için başka durumlarda olur. Örneğin çek takasa verilir, çek iade edilir, çek bankaya teminat olarak verilir, çek faktoring’de değerinden bir miktar daha düşük bedelle tahsil edilir. Çek tahsil edilemeyebilir, yani piyasa deyimiyle karşılıksız çıkabilir. Çekin dolaşım sürecindeki farklı durumlarını ÇEK STATÜSÜ olarak aşağıdaki gibi özetleyebiliriz.

• Portföyde
• Takasa Verilen
• Ciro Edildi
• Teminata Verildi
• Tahsil Edildi
• Karşılığı Yok
• Tahsil Edilemiyor
• İade Edildi
• Ödendi
• İade Alındı

Çekin durumuna göre sistem otomatik olarak hesap bakiyesi düzenlemesi yapmaktadır.

Ayrıca sizin hangi çek durumunda hangi ekranı/fonksiyonu ezberlemenize de gerek yoktur. Örneğin Alınan Çek Portföye girdikten sonra “Çek Çıkışı - Ciro” veya “Çek-Banka Tahsilat” ekranları hemen altta sizin için hazır bekletilmektedir. Eğer çeki teminata verip o teminatla kredi limiti oluşturup, kredi çekmeyi düşünüyorsanız da. Portföye girdiğiniz çekin statüsünü Teminata Verildi yaptığınızda tamamdır. Kredi alacaksanız da Banka Kredileri ekranlarından çok kolay işlem yapabilirsiniz. İşletme olarak nakit akışınızı grafik ekranlarımızı da kullanarak çok iyi yönetin ve mümkün mertebe kendi öz kaynaklarınızla işinizi geliştirmeye gayret edin.

Senet de tıpkı Çek gibi vadeli işlemler için kullanılan ve para yerine geçen değerli evraklardır. Çek evrak olarak üzerinde yazan Vade Tarihi dikkate alınmadan istenen tarihte paraya çevrilebildiği halde Senet için bu geçerli değildir. Lakin ticari temayüller ve usuller gereği Çek’ler de günü geldiğinde vadesine uygun olarak işleme konmaktadır.

Senette de Portföy mantığı vardır. Yani elimizde olma durumuna göre senet hareketlerini yazılıma işleriz. Senet için de“Portföyde” kelimesi “Elimizde, elimize ulaştı” demek iken “Ciro Edildi” kelimesi ise “Elimizde değil, elimizden çıktı başkasına gitti” anlamına gelmektedir.

Senedin dolaşım sürecindeki farklı durumlarını SENET STATÜSÜ olarak aşağıdaki gibi özetleyebiliriz.

• Portföyde
• Takasa Verilen
• Ciro Edildi
• Teminata Verildi
• Tahsil Edildi
• Karşılığı Yok
• Tahsil Edilemiyor
• İade Edildi
• Ödendi
• İade Alındı

Senedin durumuna göre sistem otomatik olarak hesap bakiyesi düzenlemesi yapmaktadır.

Yazılımın Tanımlar paketi altında cari hesap olarak kaydettiğimiz (müşteri, tedarikçi, taşeron, bayi, ….) firmalarla olan ticaretimizi Nakit para olarak yapınca Kasa işlemi, şubeden/internetten Havale/EFT olarak yapınca Banka işlemi, Çek veya Senet gibi para yerine geçen değerli bir kağıt ile yapınca da Çek işlemi veya Senet işlemi olarak Finans paketinin ilgili modüllerini kullanırız.

Cari Hareket (CH) işlemleri aşağıdaki işlemler yapılmadığı durumda kullanılır.

• Kasa
• Banka
• Çek
• Senet

Cari Hareket işlemi Borç Dekontu (CH Borç İşlemleri) ve Alacak Dekontu (CH Alacak İşlemleri) olarak 2 ana işlemdir. Cari Hareket (CH) işlemi Kasa, Banka, Çek/Senet dışında piyasada AÇIK HESAP tabir edilen hesaplar/işler için kullanılır.

Kullanıcıların kafası karışır genelde muhasebe terimlerinde “Borç? Alacak? Ters mi çalışıyor” diye bocalar insan. En basit anlamıyla “hesap Borçlu, hesap Alacaklı” tabiri kullanılır, yani :

• CH Borç demek Hesabın Borcu
• CH alacak demek Hesabın Alacağı

CH işlemlerinde “Mahsuplaşma” denen bir hesaptan diğerine yapılan işlem “CH-CH Transfer” işlemi de yapılabilmektedir. Aynı anda hem borçlandırma hem de alacaklandırma yapılan bu transfer işlemine Mahsup etme denmektedir.

Finans yazılımı ilk devreye alınırken bugüne kadar kime ne kadar borcumuz (o hesabın alacağı) var veya kimden ne kadar alacağımız (o hesabın borcu var) sisteme girmemiz gerekmektedir. Bunun için de hesap borçlumu alacaklı mı ona göre aşağıdakilerden birine kayıt işleriz. Bu işleme Açılış İşlemleri veya Devir İşlemleri de denmektedir.

• CH açılış devri – Borç kaydı
• CH açılış devri – Alacak kaydı

Tanımlar paketinde Gelir Tanımlarını (Gelir Grubu ve Gelir Kalemi) Gider Tanımları (Gider Grubu ve Gider Kalemi) olarak tanıtmıştık. Gerek şirket merkezi gerekse varsa şube, mağaza, şantiye vb. bazda da ilgili lokasyonların gider ve gelir kalemlerini tanımlamış ve Finans paketindeki tüm fonksiyonlarda (Kasa, Banka, Çek, Senet, Cari Hesap içinde) kullandık.

Her finans yöneticisi ve firma genel müdürü, kurucusu ve ortaklarının istediği anda gelir/gider raporu/özeti almak ister. Bazen hiç detaylarla ilgilenmek istemez sadece genel sonuçları görmek ister. İster Yıl, ister çeyrek, isterse Aylık periyotlarla Gurup bazında veya Kalem bazında finansal sonuçları takip edip, analiz edebilirsiniz. Mesela bir gider kalemini seçip 2016 yılındaki aylık değişimini de görebilirsiniz. Ay-ay o gider kalemini analiz ettiğiniz gibi, aynı zamanda sadece bir kalemi seçip aynı aydaki değerler geçmiş yıllarda nasıl değişmiş onu da izleyebilirsiniz. Bir nevi korelasyon ve regresyon analizleri yapabilir bu gider/gelir kalem ve gruplarını farklı değişkenler olarak analiz edebilirsiniz.

Bir çok firmanın çok ciddi istifade edip, finansal yönetimini bir fener gibi aydınlatan Gelir&Gider Raporları fonksiyonlarının sizin şirketinizde de çok ciddi kırılmalar ve dönüşüme ışık tutmasını diler, Tanımlamaları tamamen sizin şirketinize özel ve dikkatli yapmanız gerektiğini hatırlatmak isteriz.

Bir yazılım bu kadar esnek, bu kadar size özel ve bu kadar da farklı varyasyonlarda rapor çıktısı üretebilir. Gerisi sizin analiz ve uygulamanıza kalmıştır.

Kar = Gelir – Gider yani gelirin maliyet sonrasında kalanı kardır. Vergi de maliyet içinde olursa net olmazsa bürüt kardan söz edilebilir. Karınız bol olsun. Lakin o kar da bereketli olsun sizin için.

Gelir & Gider Raporları dışında başka Finansal Raporlar da bulunmaktadır. Finans ve Nakit Akışı paketi içinde.

• Kasa Raporları (Kasa Durumları, Ekstreleri)
• Banka Raporları (Banka Hesapları Durumları, Ekstreleri)
• Cari Hesap Raporları (CH Ekstresi, Bakiye Özetleri)
• Çek Raporları
• Aylık KDV Raporu

Bu raporların ayrı-ayrı faydalarını saymayacağız ancak sadece Aylık KDV raporunun bile şirketlere ne kadar faydalı olduğunu Mali Müşaviriniz sizi aramadan ne kadar KDV borcunuzun veya alacağınızın olduğunu bilmek, bir sonraki ayın 25 i gelmeden bulunduğunuz ay içinde bile bunu görüp tedbir almanızın Nakit Akışınıza olan katkısını en iyi siz bilirsiniz.

Nakit Akışı bir şirketin yönetmesi gereken en önemli unsurların başında gelen hususlardan biridir. Grafik veya Liste şeklinde takip edip yöneteceğiniz Nakit Akışı için Finans (Kasa, Banka, Çek, Senet, Cari Hesap, …) ekranlarında sadece [X] Nakit Akışında Göster seçeneğini işaretlemeniz kafidir. Bu kadar kolaydır. Üstteki grafikte negatif olarak gördüğünüz kısımlar şirketin para ihtiyacı olduğunu göstermektedir. Bu negatiflik durumu Nakit Akışı ekranındaki kırmızı işaretli satırları ifade eder ki algı yönetimi açısından da kolaylaştırılmıştır. Beyazdan kırmızıya tekrar beyaza geçebileceğiniz işlemleri görebilir ve ona göre gerekli tedbirleri alabilirsiniz. Günlük, Aylık para akışını yönetebilirsiniz.

Şirkette herhangi bir kullanıcı sisteme girdiğinde yazılım tanıtmış olduğunuz tüm dövizler için otomatik olarak TCMB kurlarını alır ve Kur Hareketleri olarak kaydeder. Siz ilgili ekranlara otomatik olarak gelecek olan bu kur değerlerini istediğiniz takdirde de değiştirebilirsiniz.

Finans paketi içindeki tüm modül ve fonksiyonlarda TL, USD ve EUR değerleri işlem/vade tarihlerindeki kur değerlerine göre otomatik hesaplanır ve size ekran-ekran, rapor-rapor hazırlamış olur.