Stok ve Depo

Öncelikle “Konsinye” kelimesinin anlamı ile başlayalım ve birkaç tanım verelim:

• Konsinye : Bir satıcının, başka bir satıcı, dağıtıcı veya komisyoncuyla mallarının ederini satıldıktan sonra almak üzere yaptığı satış, ödeyesiye satış.
• Konsinye : Kesin satışı daha sonra yapılmak üzere mal gönderilmesi biçiminde gerçekleştirilen, mal bedelinin sonradan ödendiği ve tamamen güvene dayalı bir satış ve ödeme yöntemi.
• Malı devralıp ödemeyi ise malların satışından sonra yapılmak şartıyla işleyen bir satış şeklidir. Burada malı teslim alan kişi malın mülkiyetine sahip olmaz. Alıcının nakit ödememe, satıcının ise depo masrafından kurtulma gibi avantajlara sahip olabildiği satış türü.

Wikipedia’da Konsinye : “Bir satıcının, başka bir satıcı, dağıtıcı veya komisyoncuyla mallarının ederini satıldıktan sonra almak üzere yaptığı satış. Konsinye satış bir ürünün satın alınması için yeterli sermaye ayıramayan özellikle belirli müşterisi olan küçük esnaf modeli olarak ortaya çıkmış bir pazarlama modelidir. Ticari süreç kâr oranı açısından yarattığı ticari farkındalık büyük market zincirleri tarafından keşfedilmiş olup ciddi nakit bekletme süreçleri ödeme öngörüsü süreçlerinde bankacılık fonksiyonları açısından ciddi ek kârlara sebep olmaktadır.”

Konsinye tipi stok hareketleri için kullanılan fonksiyonlar bu modülde toplanmıştır. Tıpkı fatura gibi 4 tip Konsinye hareketi mevcuttur.

• Satış
• Satış iade
• Alım
• Alım iade

Tıpkı Fatura’daki işler süreç, lakin ticari olarak bir borç-alacak ilişkisi doğmaz. Ancak mal eksilmesi (kayıp/zayi/hırsızlık, vb.) veya satılması durumunda irsaliye ve fatura ile borç-alacak ilişkisi doğar.

Sayım hariç tüm stok hareketleri bu modülde bulunmaktadır. Bu modülde aşağıdaki fonksiyonlar yer alır:

• Stok Giriş Fişi: Alım Faturasının basit hali gibidir. Alım Fişi olarak da adlandırılan bu hareket tipinde stok kartlarının belli bir depoya yüklenmesi işlemlerinin yapıldığı ekrandır.
• Stok Çıkış Fişi : Satış Faturasının basit hali gibidir. Satış Fişi olarak da adlandırılan bu hareket tipinde stok kartlarının belli bir depodan sevk edilmesi işlemlerinin yapıldığı ekrandır.
• Üretimden Giriş Fişi : Mamül Tipi olarak tanımlanan bir stok kartından Üretim yapıldığında (Üretim İşemri kapatıldığında) o stok kartına ait stok kodundan belirtilen depoya üretilen miktar kadar stok girişinin yapıldığı ve o üretilen miktar için gerekli olan mamülün bileşenleri olan üretim reçetesindeki stok kartlarının reçetedeki miktarları çarpı üretim miktarı kadar stok kartlarının da tüketiminin (yani sarfının) gerçekleştirildiği stok hareketi tipidir. Üretimden Giriş Fişi = Üretim Miktarı x Stok Giriş – Üretim Miktarı x Reçetedeki Miktar olarak da basitçe formülüze edebiliriz.
• Devir Fişi : Bu hareket tipi daha çok yıl sonlarında devir yapılması tercih ediliyorsa veya yazılım ilk defa kullanılıp devreye alınıyorsa kullanılır. Fişteki her stok kartı için belirtilen miktar kartı kadar Stok Giriş Fişi işlemi ilgili depo için yapılan stok hareket tipidir.
• Sarf Fişi : Bu hareket tipi üretim/montaj yapan işletmelerde malzeme kullanımında oluşan tüketimler (yapılan sarflar) için kullanılan bir stok hareket tipidir.
• Fire Fişi : Bu hareket tipi üretim/montaj yapan işletmelerde malzeme kullanımında oluşan fireler için kullanılan bir stok hareket tipidir. Fire; sarftan farklıdır. Sarf edilen normal miktar dışındaki tüketimler için kullanılır. Örneğin 1 kg üretimde normalde 100 gr. Kullanılan bir malzeme her kullanımda %5 fire veriyorsa bu miktar (yani 5 gr) ayrıca Fire olarak sisteme girilmelidir ki, stok miktarları fiili ve kaydi olarak birbirini tutsun. Yoksa her seferinde stok sayımlarında çok vakit kaybı yaşanır. Bazı işletmeler pratik olsun diye bu örnekteki gibi beklenen fire oranı yaklaşık sabitse örnekteki gibi %5 ise reçetedeki tüketim miktarını 100 yerine 105 gr yazarlar. Harici bir fire olursa o miktarı sisteme fire olarak işlerler böylece iş yüklerini azaltmış olurlar. Lakin bu pratik gibi görünse de üretimdeki verimlilik proseslerinden biri de fireleri azaltmaktır ki böyle yapan işletmelerde gizli kayıplar hiçbir zaman yakalanmaz ve iş prosesleri iyileştirilmez. Siz böyle yapmayın sakın!
• Ambar Fişi : Bu fiş ambarlar (depolar) arası stok transferleri için kullanılır. Yani bir depodan stok çıkış işlemi yapılırken diğer depoya stok giriş işlemi yapılır. Bu stok hareket tipi ile tıpkı cari hesap mahsuplaşmasında olduğu gibi 2 işlem tek fişte halledilir. Merkezden şube/mağaza/şantiye depolarına veya tam tersi bu lokasyonlardan merkeze malzeme transferi için kullanılır. Üretim işletmelerinde üretime malzeme verme veya üretimden depoya malzeme almada da çok sık kullanılan bir stok hareket tipidir.

Şirketlerde depocuya, muhasebeciye güvenilmelidir derler. Birine malınızı, diğerine de paranızı emanet ediyorsunuz. Sizin adınıza işlemlerini yapıyor ve operasyonları yönetiyorlar ve hesap veriyorlar. Stok hareketlerini yaparken verilen yetkiler bu güveni yansıtsa da eskilerin deyimiyle “tedbir kontrole mani değildir”. Fonksiyonlardaki yetkilendirmeyi tüm bu hassasiyetleri göz önüne alarak yapmanızı tavsiye ederiz.

Ticaret işletmelerinin, Üretim işletmelerinin en sık kullandığı raporlardan biridir. Tüm stok hareketlerini en ince detayına kadar takip edebileceğiniz Stok Hareketleri fonksiyonu ile birlikte stok miktarlarını yönetebileceğiniz gerekli insiyatif ve aksiyonlarınızı alabileceğiniz 3 adet Stok Durum Raporu vardır.

• Depo Durum Raporu Tümü (tüm Stok kartları için)
• Depo Durum Raporu Stok (tüm sayılabilir tipteki stok kartları içindir)
• Depo Durum Raporu Hizmet (tüm sayılamayan tipteki stok kartları içindir)

Bilgi için tekrarlamak gerekirse Stok Kart Tiplerini sayılabilirlik kriterine göre tekrar hatırlatalım.

Stok Sayımı Yapılan (Countable : Sayılabilen) Kalemler:

• Mamül Tipi Malzeme stok kart tipi; üretimi yapılan stok kartları için kullanılır. Bu kart tiplerinin reçeteleri olur.
• Yarı Mamül Tipi Malzeme stok kart tipi; üretimi yapılan stok kartlarının reçetesinde bulunan ve kendi üretim reçeteleri de olan stok akrt tipleri için kullanılır.
• Hammadde Tipi Malzeme stok kart tipi; üretim reçetelerinin bileşenlerinde yer alan stok kartları için kullanılır./

Stok Sayımı Yapılmayan (UnCountable : Sayılamayan) Kalemler:

• Servis, Hizmet Tipi Malzeme stok kart tipi; hizmet kalemleri için kullanılır.
• Servis, Hizmet Tipi Malzeme stok kart tipi; masraf kalemleri için kullanılır.

Stok sayımı depocular için en temel işlerden biridir. Lakin çok meşakkatli ve fedakarlık gerektiren işlerden biridir. Çünkü kendisine zimmetlenen tüm malzemelerden işletme sahibi adına sorumludur. Tatillerde, bayramlarda ve izinlerde bazen arkadaşlarınız çalışmazken sizlerin malzeme satımı yapmak durumunda kaldığınız zor işlerdir bunlar. Bu işi kolaylaştırdık. İstediğiniz zaman kapsamlı veya kısmi depo/mal sayım listeleri oluşturma yöntemiyle işinizi kolaylaştırdık.

Stok Sayım Listenizi Depo, Tarih, Sorumlu kişi seçerek ve Konu+Açıklama bilgileriyle oluşturabilir. Bu listeye Excel’den veri transferi de yapabilmektesiniz.

Stok yazılımımızda “Stok Konumu” bilgisi de tutulmaktadır. Bir çok yazılımda bu ince detay yoktur. Dediğimiz gibi Esnaf, KOBİ, BOİ gibi her ölçekten firma için uygundur. Bir malzemenin depodaki konum bilgisi, depocunun malzemeye çok hızlı ulaşmasında önemli fayda sağlayacaktır. Depodaki Stok Konumu bilgisi (raf, bölüm, segment, kısım, vb. farklı isimlendirmeler Konum bilgisini ifade eder)

Miktar bilgisi bizim yazılımızda Depo/Ambar bilgiyle birlikte takip edilmektedir.

Depo sayımınızı yaparsınız ve Excel olarak sisteme yükleyebilirsiniz. Sistem bu durumda ne yapmaktadır? Sistemde kayıtlı (kaydi) stok miktarı ile sizin saydığınız (fiili) stok miktarını karşılaştırıyor.

Üstteki resimde görüldüğü üzere ekranda şu miktarsal alanlar mevcuttur.

• Depo + Stok Kodu + Stok Adı
• Stok Konumu
• Sayım Miktarı
• Mevcut Stok Miktarı

Sayım ve Mevcut farkına göre

• Gerekli Giriş Miktarı (sayım mevcuttan fazla ise) veya
• Gerekli Çıkış Miktarı (sayım mevcuttan az ise)

Bilgisine göre

• Sayım Giriş Fişi hareketi veya
• Sayım Çıkış Fişi hareketi

sistem tarafından otomatik oluşturulur.

Stok Kodu bazında, stok kartı daha önce sistemde oluşturulmamış ise, kayıtlı olmayan stokların otomatik olarak eklenmesini de sağlanabilmektedir.