Stok Yönetimi, ERP yazılımlarında Malzeme Yönetimi (MM : Material Management) olarak da isimlendirilir.
Stok ve Depo yönetim paketimiz Esnaf, KOBİ ve BOİ (büyük ölçekli) firmaların ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde kapsamlı, basit ve de kolay kullanıma uygun tasarlanmıştır.
Şirketler merkez, şube, mağaza, depo, şantiye, fabrika, vb. farklı isimlendimelerle farklı lokasyonlarda hizmet vermektedirler. Bu lokasyon sayısı 1 veya daha fazla olabilmektedir. Gerek tüketim, gerek üretim, gerekse alım-satım amaçlı stok yönetimi ana iş süreçlerinden sayılmaktadır.
Stok yazılımımızda “Stok Konumu” bilgisi de tutulmaktadır. Bir çok yazılımda bu ince detay yoktur. Dediğimiz gibi Esnaf,ü KOBİ, BOİ gibi her ölçekten firma için uygundur. Hangi konumda hangi stoktan ne kadar var bu çok önemli olabilmektedir. Bir malzeme farklı depolarda ve farklı-farklı noktalarda tutulabildiğinden depocu neden/nerede/nekadar var bilgisine çok hızlı ulaşabilmelidir.
Stok derken kişiler hemen sayılabilen elle dokunulabilen şeyleri anlıyorlar. Halbuki yazılımda stok derken aşağıdaki stok kart tipi sınıflandırmaları kastediyoruz:
En çok kullanılan ve varsayılan kart tipi piyasada Ticari Mal olarak kabul edilen kart tipidir. Demirbaşlarınızı Sabit Kıymet kart tipi olarak tanımlarken; pazarlama amaçlı tuttuğunuz stok kayıtlarını da İndirim, Kampanya, Promosyon kart tipleri olarak tanımlayınız.
Stok Sayımı Yapılan (Countable : Sayılabilen) Kalemler:
Mamül Tipi Malzeme stok kart tipi; üretimi yapılan stok kartları için kullanılır. Bu kart tiplerinin reçeteleri olur.
Yarı Mamül Tipi Malzeme stok kart tipi; üretimi yapılan stok kartlarının reçetesinde bulunan ve kendi üretim reçeteleri de olan stok akrt tipleri için kullanılır.
Hammadde Tipi Malzeme stok kart tipi; üretim reçetelerinin bileşenlerinde yer alan stok kartları için kullanılır.
Stok Sayımı Yapılmayan (UnCountable : Sayılamayan) Kalemler:
Servis, Hizmet Tipi Malzeme stok kart tipi; hizmet kalemleri için kullanılır.
Servis, Hizmet Tipi Malzeme stok kart tipi; masraf kalemleri için kullanılır.
Stok Yönetimi derken aşağıdaki işler veya sistemlerden bahsetmekteyiz.
Depo yönetimi ve malzeme kontrolü, sayımı, tedariki ve envanter yönetimi sürekli takip isteyen yönetimi zor işlerdir. Özellikle de zaman ve sipariş/müşteri bağımlı işler olduğundan sürekli bir koşuşturmayla geçen işlerdir. Tatillerde, bayramlarda ve izinlerde bazen arkadaşlarınız çalışmazken sizlerin malzeme satımı yapmak durumunda kaldığınız zor işlerdir bunlar. Bu sorunları da uygulamadan/sahadan gelen tecrübemizle sizin için çözdük ve çok kolaylaştırdık.
Stok ve Depo paketinde yer alan modüller ve fonksiyonlarının detayları aşağıdaki gibidir:
Öncelikle “Konsinye” kelimesinin anlamı ile başlayalım ve birkaç tanım verelim:
Wikipedia’da Konsinye : “Bir satıcının, başka bir satıcı, dağıtıcı veya komisyoncuyla mallarının ederini satıldıktan sonra almak üzere yaptığı satış. Konsinye satış bir ürünün satın alınması için yeterli sermaye ayıramayan özellikle belirli müşterisi olan küçük esnaf modeli olarak ortaya çıkmış bir pazarlama modelidir. Ticari süreç kâr oranı açısından yarattığı ticari farkındalık büyük market zincirleri tarafından keşfedilmiş olup ciddi nakit bekletme süreçleri ödeme öngörüsü süreçlerinde bankacılık fonksiyonları açısından ciddi ek kârlara sebep olmaktadır.”
Konsinye tipi stok hareketleri için kullanılan fonksiyonlar bu modülde toplanmıştır. Tıpkı fatura gibi 4 tip Konsinye hareketi mevcuttur.
Tıpkı Fatura’daki işler süreç, lakin ticari olarak bir borç-alacak ilişkisi doğmaz. Ancak mal eksilmesi (kayıp/zayi/hırsızlık, vb.) veya satılması durumunda irsaliye ve fatura ile borç-alacak ilişkisi doğar.
Sayım hariç tüm stok hareketleri bu modülde bulunmaktadır. Bu modülde aşağıdaki fonksiyonlar yer alır:
Şirketlerde depocuya, muhasebeciye güvenilmelidir derler. Birine malınızı, diğerine de paranızı emanet ediyorsunuz. Sizin adınıza işlemlerini yapıyor ve operasyonları yönetiyorlar ve hesap veriyorlar. Stok hareketlerini yaparken verilen yetkiler bu güveni yansıtsa da eskilerin deyimiyle “tedbir kontrole mani değildir”. Fonksiyonlardaki yetkilendirmeyi tüm bu hassasiyetleri göz önüne alarak yapmanızı tavsiye ederiz.
Ticaret işletmelerinin, Üretim işletmelerinin en sık kullandığı raporlardan biridir. Tüm stok hareketlerini en ince detayına kadar takip edebileceğiniz Stok Hareketleri fonksiyonu ile birlikte stok miktarlarını yönetebileceğiniz gerekli insiyatif ve aksiyonlarınızı alabileceğiniz 3 adet Stok Durum Raporu vardır.
Bilgi için tekrarlamak gerekirse Stok Kart Tiplerini sayılabilirlik kriterine göre tekrar hatırlatalım.
Stok Sayımı Yapılan (Countable : Sayılabilen) Kalemler:
Stok Sayımı Yapılmayan (UnCountable : Sayılamayan) Kalemler:
Stok sayımı depocular için en temel işlerden biridir. Lakin çok meşakkatli ve fedakarlık gerektiren işlerden biridir. Çünkü kendisine zimmetlenen tüm malzemelerden işletme sahibi adına sorumludur. Tatillerde, bayramlarda ve izinlerde bazen arkadaşlarınız çalışmazken sizlerin malzeme satımı yapmak durumunda kaldığınız zor işlerdir bunlar. Bu işi kolaylaştırdık. İstediğiniz zaman kapsamlı veya kısmi depo/mal sayım listeleri oluşturma yöntemiyle işinizi kolaylaştırdık.
Stok Sayım Listenizi Depo, Tarih, Sorumlu kişi seçerek ve Konu+Açıklama bilgileriyle oluşturabilir. Bu listeye Excel’den veri transferi de yapabilmektesiniz.
Stok yazılımımızda “Stok Konumu” bilgisi de tutulmaktadır. Bir çok yazılımda bu ince detay yoktur. Dediğimiz gibi Esnaf, KOBİ, BOİ gibi her ölçekten firma için uygundur. Bir malzemenin depodaki konum bilgisi, depocunun malzemeye çok hızlı ulaşmasında önemli fayda sağlayacaktır. Depodaki Stok Konumu bilgisi (raf, bölüm, segment, kısım, vb. farklı isimlendirmeler Konum bilgisini ifade eder)
Miktar bilgisi bizim yazılımızda Depo/Ambar bilgiyle birlikte takip edilmektedir.
Depo sayımınızı yaparsınız ve Excel olarak sisteme yükleyebilirsiniz. Sistem bu durumda ne yapmaktadır? Sistemde kayıtlı (kaydi) stok miktarı ile sizin saydığınız (fiili) stok miktarını karşılaştırıyor.
Üstteki resimde görüldüğü üzere ekranda şu miktarsal alanlar mevcuttur.
Sayım ve Mevcut farkına göre
Bilgisine göre
sistem tarafından otomatik oluşturulur.
Stok Kodu bazında, stok kartı daha önce sistemde oluşturulmamış ise, kayıtlı olmayan stokların otomatik olarak eklenmesini de sağlanabilmektedir.